O e-Fatura explicado de forma simples: o que é, o que lhe devolve e porque não deve deixar tudo para fevereiro.

1. O que é o e-Fatura, em três frases

Sempre que compra alguma coisa e diz "com número de contribuinte", a loja, o restaurante ou a farmácia é obrigada a enviar essa fatura às Finanças. As Finanças guardam todas as faturas com o seu NIF num sítio só, no Portal das Finanças, a que chamam e-Fatura. É como um cofre onde vai ficando, ao longo do ano, tudo o que gastou e que pode servir para pagar menos IRS.

Fatura sem NIF não entra no cofre. Por isso, a primeira regra é a mais simples de todas: peça sempre fatura com o seu número de contribuinte. Não custa nada e, no fim do ano, é dinheiro.

2. Para que serve: dinheiro de volta no IRS

Quando faz o IRS, uma parte do que gastou durante o ano é descontada ao imposto que tinha de pagar. Chamam-lhe "deduções à coleta". Na prática, as faturas do e-Fatura ou lhe baixam o imposto, ou lhe aumentam o reembolso. As principais, com os valores de 2026:

• Despesas gerais (supermercado, roupa, combustível, luz, telemóvel, quase tudo): 35 % do que gastou, até 250 € por pessoa. Um casal chega aos 500 €.
• Saúde (consultas, farmácia, dentista, óculos, seguro de saúde): 15 %, até 1.000 € por família. Os medicamentos com IVA a 23 % só contam se tiver receita médica, e tem de o dizer no portal.
• Educação (escola, livros escolares, explicações, universidade, creche): 30 %, até 800 € por família.
• Rendas da casa: 15 % do que paga de renda, com um limite que a lei tem vindo a subir todos os anos.
• Lares: 25 %, até 403,75 €.
• IVA de alguns setores: uma parte do IVA que pagou em restaurantes, cabeleireiros, oficinas, veterinários e ginásios, e a totalidade do IVA dos passes de transporte público. Em 2026 entraram também as livrarias, o teatro, a música, os museus e os monumentos. Tudo isto até 250 € por família.

Somado, uma família normal recupera facilmente várias centenas de euros por ano. E as faturas que não pediu com NIF são, pura e simplesmente, dinheiro que deixou na loja.

3. Validar as faturas: cinco minutos por mês, não cinco horas em fevereiro

A maior parte das faturas entra no e-Fatura já na categoria certa. Mas algumas ficam "pendentes" à espera que seja o próprio a dizer o que são: quando a loja tem várias atividades e o sistema não sabe se comprou um medicamento ou um champô, quando é uma despesa de saúde com IVA a 23 % e falta dizer que há receita, ou, se tem recibos verdes, quando falta dizer se a despesa é sua ou da atividade. Uma fatura pendente não conta para nada até ser validada.

O prazo legal para validar é até ao fim de fevereiro do ano seguinte. Para as despesas de 2025, o prazo terminou a 2 de março de 2026, porque o último dia de fevereiro calhou a um sábado. E todos os anos acontece o mesmo: nos últimos dias o portal fica lento, dá erro, e há quem desista.

O conselho é simples: entre no e-Fatura uma vez por mês, no início do mês, e valide o que ficou pendente do mês anterior. São cinco minutos, as faturas ainda estão frescas na memória, e em fevereiro não tem nada para fazer. Faça o mesmo pelos dependentes e pelo cônjuge, porque cada NIF tem o seu e-Fatura.

4. Não validou a tempo? Ninguém morre, mas há regras

Se o prazo passou, não entre em pânico. Não há coima e, na maior parte dos casos, não perde o benefício. O que muda é o trabalho que vai ter:

Saúde, educação, rendas e lares: pode corrigir à mão quando entrega o IRS, no anexo H (quadro 6C). Atenção a dois pormenores. Primeiro, quando corrige uma destas categorias, tem de escrever o valor total dessa despesa para cada pessoa da família, e não apenas o que faltava. Segundo, deixa de poder usar o IRS automático, e a declaração passa a ser preenchida por si ou pelo seu contabilista.

Despesas gerais e IVA dos setores: estas não se corrigem no anexo H. A única hipótese é a reclamação no Portal das Finanças, entre 15 e 31 de março, quando as Finanças mostram os valores que apuraram. Passado 31 de março, esse valor fica fechado.

Em resumo: deixar para o fim do prazo é uma má ideia; falhar o prazo é um incómodo, não uma tragédia.

5. Estar no e-Fatura não chega: guarde os papéis

Esta é a parte que quase toda a gente ignora. O e-Fatura não é um arquivo. É um resumo do que as lojas comunicaram. As Finanças podem, a qualquer momento, pedir-lhe os documentos que justificam o que declarou, e dão-lhe 15 dias para os apresentar. É o Código do IRS que o diz, no artigo 128.º, e a obrigação de guardar os documentos dura os quatro anos seguintes ao ano a que dizem respeito.

Isto vale a dobrar se corrigiu valores à mão no anexo H: aí, é a si que cabe provar cada euro que escreveu. Faturas de papel apagam-se com o tempo; o mais simples é tirar uma fotografia ou guardar o PDF numa pasta do telemóvel ou do computador, por ano. Para quem tem atividade aberta, o prazo é maior: os documentos da atividade guardam-se durante 10 anos.

6. Se passa recibos verdes, há mais três coisas a saber

Primeira: as faturas que recebe com o seu NIF têm de ser separadas. No e-Fatura, cada fatura sua fica à espera que responda a uma pergunta: é da atividade, é pessoal, ou é parcialmente da atividade? Se é pessoal, vai para as deduções do IRS, como para qualquer pessoa. Se é da atividade, conta como despesa profissional: no regime simplificado ajuda a cumprir a regra dos 15 % das despesas, e na contabilidade organizada é um custo. Não pode ser as duas coisas, e marcar tudo como pessoal só para deduzir no IRS é um erro que as Finanças apanham com facilidade. Enquanto não responder, a fatura não conta para lado nenhum.

Segunda: as faturas que emite também têm de lá estar. Se passa os recibos verdes no Portal das Finanças, entram automaticamente. Se usa um programa de faturação, as faturas têm de ser comunicadas às Finanças até ao dia 5 do mês seguinte. É pelo e-Fatura que as Finanças sabem quanto faturou, e é com esse valor que cruzam o seu IRS e o seu IVA.

Terceira: os seus clientes também estão a contar consigo. Quando um cliente lhe pede fatura com NIF, a despesa dele só aparece no e-Fatura dele se a sua fatura for emitida e comunicada corretamente. Uma fatura mal emitida é um cliente que fica sem dedução, e que vai lembrar-se de si por isso.

A minha opinião

O e-Fatura é das poucas coisas nos impostos em que o contribuinte tem o controlo quase todo na mão, e é precisamente por isso que tanta gente o perde: porque não dói hoje, fica para amanhã. Marque no telemóvel um lembrete mensal, "e-Fatura, 5 minutos", e faça-o no dia 1. Ao fim de um ano, fevereiro deixa de existir como problema, o IRS sai certo à primeira, e o dinheiro que é seu volta para si.

Na Fiscodata, quando tratamos do IRS de um cliente, verificamos o e-Fatura antes de o entregar, corrigimos o que ficou pendente e dizemos-lhe o que vale a pena guardar. Se nunca entrou no e-Fatura, ou se tem recibos verdes e não sabe como separar as despesas, fale connosco.