Recibos verdes e regime simplificado: os seis pontos que decidem quanto paga.

1. O imposto não é sobre o que fatura. É sobre uma percentagem, e a percentagem depende do que faz

No regime simplificado não se apuram gastos reais. Aplica-se uma percentagem à faturação, e é sobre esse resultado que incide o IRS. As percentagens principais são três:

• 15% nas vendas de mercadorias e produtos, e na restauração e hotelaria. A lei presume que os outros 85% foram custos.
• 75% nas atividades profissionais da tabela do artigo 151.º do CIRS: advogados, médicos, consultores, engenheiros, designers e a maior parte das profissões liberais.
• 35% nas restantes prestações de serviços.

A diferença entre 35% e 75% não é pormenor. Em 30.000 € de faturação, são 10.500 € ou 22.500 € de rendimento tributável. O código de atividade que escolheu no dia em que abriu atividade decide em que linha cai. Muita gente está na linha errada e nunca soube.

2. Os 15.000 € de IVA têm duas regras, não uma

Quem não passa de 15.000 € de faturação por ano pode estar isento de IVA pelo artigo 53.º do CIVA: não cobra IVA nas faturas e não entrega declarações de IVA, mas também não recupera o IVA das compras. A partir daí, há três situações:

• Se passar os 15.000 € mas ficar abaixo de 18.750 €: entrega a declaração de alterações em janeiro do ano seguinte e passa a cobrar IVA a partir daí.
• Se passar os 15.000 € em mais de 25%, ou seja, se passar os 18.750 €: tem 15 dias para entregar a declaração de alterações e cobra IVA logo nessa fatura, a que ultrapassou o limite.
• Se está a começar: no ano de início, o limite é proporcional aos meses que faltam para o fim do ano. Quem abre em outubro e prevê 5.000 € está, para a AT, a prever 20.000 € por ano, e não tem direito à isenção.

3. Não é só a faturação que conta. As despesas também são vigiadas

A AT já não precisa de ir ao seu escritório. Tem as suas vendas e as suas compras no e-Fatura, lado a lado. Se as compras e despesas de um ano somam 25.000 € e a faturação também, a conta não fecha: ninguém trabalha um ano inteiro para ficar a zero.

Há explicações legítimas, como um investimento no arranque, um ano de início de atividade ou um equipamento caro. Mas têm de existir e têm de estar documentadas, porque é isto que dispara uma avaliação indireta ao abrigo do artigo 87.º da LGT, em que deixa de ser a AT a provar o rendimento e passa a ser o contribuinte a provar o contrário. Ter um contabilista a olhar para as compras, e não só para os recibos, é o que evita que a primeira notícia de um problema seja uma carta.

4. O seguro de acidentes de trabalho é obrigatório. Também para quem trabalha sozinho

O trabalhador independente é obrigado por lei a ter seguro de acidentes de trabalho, tal como qualquer empresa com trabalhadores. Não é opcional, não depende de faturar muito ou pouco, e a falta é contraordenação, com coima pesada.

Mas a coima é a parte menor. Um independente que parte um braço fica sem rendimento durante os meses em que não pode trabalhar, e a Segurança Social cobre pouco e tarde. É dos seguros mais baratos que existem e é o primeiro em que as pessoas tentam poupar. Não facilite.

5. Separar as despesas no e-Fatura não é burocracia. É dinheiro

Cada fatura com o seu NIF aparece no e-Fatura, e é preciso dizer se é pessoal ou da atividade. Há duas razões concretas para o fazer com cuidado.

A primeira: nas percentagens de 75% e 35%, a parte do rendimento que não é tributada só está garantida se justificar despesas no valor de 15% da faturação. Há 4.104 € que a lei conta automaticamente, o que chega até cerca de 27.000 € de faturação. Acima disso, cada euro que não classificou como despesa profissional é rendimento tributável a mais.

A segunda: o que fica classificado como pessoal entra nas deduções da família no IRS; o que fica como profissional, não. Classificar tudo para um lado ou para o outro é deitar fora uma das duas.

A separação vai-se fazendo ao ritmo de cada um, à medida que as faturas entram. O que tem prazo é o fim: tem de estar feita até ao fim de fevereiro do ano seguinte. É das horas mais bem pagas do ano de um independente.

6. O regime simplificado tem teto

O regime simplificado aplica-se a quem tem rendimentos brutos anuais até 200.000 €. Quem passa esse valor em dois anos seguidos, ou passa 250.000 € num único ano, passa obrigatoriamente a contabilidade organizada, com contabilista certificado, a partir do ano seguinte.

Também se pode optar pela contabilidade organizada abaixo desses valores, e por vezes compensa: se as despesas reais forem maiores do que as que a percentagem presume, o simplificado está a fazê-lo pagar imposto sobre dinheiro que gastou.

Nota sobre a Segurança Social

Não é IRS, mas é a contribuição que mais surpreende. Quem se coleta pela primeira vez fica isento de contribuições para a Segurança Social durante 12 meses. Depois disso, o independente declara de três em três meses o que faturou e paga 21,4% sobre 70% dos serviços ou sobre 20% das vendas.

Quem passa o primeiro ano a pensar só no IRS descobre a Segurança Social na primeira declaração trimestral, e nessa altura já é tarde para planear.

A minha opinião

O regime simplificado é uma boa lei para quem a percebe e uma armadilha para quem acha que "simplificado" quer dizer "não preciso de ninguém".

Muitas vezes, as pessoas, não tendo noções de contabilidade e fiscalidade, e para poupar dinheiro no contabilista, arriscam iniciar o caminho sozinhas. Por vezes isso causa dissabores, e acabam por pagar mais sem saber, ou por desconhecerem a lei. O trabalho do contabilista é navegar nestas matérias todos os dias: temos mais facilidade em tratar destes assuntos e estamos sempre em cima das novidades.

O empresário que tem contabilista tem mais tempo para se dedicar ao que realmente importa, que é a sua atividade. Ganha tempo — e, como todos sabemos, tempo é dinheiro.