Ajudas de custo em 2026: os valores, e porque não são um aumento de ordenado

1. O que são — e o que não são

As ajudas de custo compensam o trabalhador pelas despesas de alimentação e alojamento que suporta quando se desloca ao serviço da empresa para fora do seu local de trabalho habitual. Não são um complemento de salário: só existem quando há uma deslocação real e despesas acrescidas por causa dela.

Os quilómetros — a compensação por deslocação em viatura própria — compensam o uso do carro do trabalhador ao serviço da empresa: combustível, seguro, desgaste, reparações. Aplica-se a qualquer viatura que não pertença à empresa nem cujos encargos sejam suportados por ela.

Os dois abonos podem ser pagos ao mesmo tempo, porque compensam despesas diferentes.

2. Os valores de 2026

Dentro destes limites, o trabalhador não paga IRS nem Segurança Social e a empresa não faz retenção. O que exceder é tratado como salário: leva IRS, Segurança Social e retenção na fonte.

Se a empresa pagar menos do que o limite, a diferença não transita para os dias seguintes. Não há saldo a acumular.

3. Quem tem direito, e a quanto

Não basta sair do escritório. Só há ajuda de custo em deslocações para além de 20 km do local de trabalho habitual, nas deslocações diárias, ou para além de 50 km, nas deslocações por dias sucessivos com dormida.

E o valor diário não se paga inteiro por tudo e por nada. Abona-se por parcelas.

Nas deslocações diárias: 25% se a deslocação abranger o período das 13h às 14h (almoço); 25% se abranger o período das 20h às 21h (jantar); 50% se implicar alojamento.

Nas deslocações por dias sucessivos: no dia da partida, 100% se sair até às 13h, 75% se sair entre as 13h e as 21h, 50% depois das 21h. No dia de regresso, nada se voltar até às 13h, 25% entre as 13h e as 20h, 50% depois das 20h. Nos dias pelo meio, 100%.

A armadilha do subsídio de refeição

Nos dias em que o trabalhador recebe ajuda de custo pelo almoço, não deve receber também subsídio de refeição. Se receber os dois, está a ser pago duas vezes pela mesma refeição — e o subsídio de refeição passa a ser tributado. Quem quiser manter o subsídio de refeição tem de descontar à ajuda de custo o valor correspondente a essa refeição.

4. O mapa de deslocações não é burocracia — é a condição

Sem mapa, a empresa perde a dedução do gasto em IRC. É o artigo 23.º-A, n.º 1, alínea h) do Código do IRC: tem de existir, por cada pagamento, um mapa que permita controlar as deslocações. Não serve um mapa genérico feito no fim do ano — tem de estar feito e assinado à data em que o valor é processado.

O mapa identifica, deslocação a deslocação:

• Data da deslocação
• Local de partida e de destino
• Objetivo — cliente visitado, obra, reunião, formação
• Tempo de permanência: hora de saída e hora de chegada
• Quilómetros percorridos
• Em viatura própria: matrícula e nome do proprietário
• Nome do trabalhador e assinatura do trabalhador e do responsável da empresa

O mapa segue para a contabilidade com os restantes elementos do processamento salarial do mês a que respeita. Sem ele, o valor não é processado como ajuda de custo isenta — e não é teimosia de contabilista, é o que a lei exige para o gasto ser aceite.

5. O que isto custa à empresa

Mesmo com o mapa em ordem, os valores isentos de ajudas de custo e quilómetros que não sejam faturados a clientes pagam tributação autónoma de 5% em IRC — artigo 88.º, n.º 9. A parte que for tributada na esfera do trabalhador não paga tributação autónoma, mas passa a ter Segurança Social e IRS como salário.

Um exemplo simples: um trabalhador faz 300 km num mês em viatura própria, com o mapa correto. Recebe 120 € (300 × 0,40 €) sem IRS nem Segurança Social. A empresa deduz os 120 € em IRC e paga 6 € de tributação autónoma.

E há uma agravante que muita gente não conta: se a empresa apresentar prejuízo fiscal no exercício, as taxas de tributação autónoma sobem 10 pontos percentuais (artigo 88.º, n.º 14). Aqueles 5% passam a 15%. Ou seja: é precisamente no ano em que a empresa corre pior que as ajudas de custo ficam três vezes mais caras.

6. Como aparece no recibo e nas declarações

Os valores constam do recibo de vencimento em linhas separadas, com indicação de que não estão sujeitos a retenção. São comunicados mensalmente na DMR — código A22 para a parte isenta, código A para a parte que exceda o limite — e constam da declaração anual de rendimentos do trabalhador.

A minha opinião

Muitos empresários ouvem falar, em conversas de café, de ajudas de custo como se fossem uma forma de aumentar o ordenado dos trabalhadores isenta de Segurança Social e IRS, mas não podem estar mais errados nessa interpretação. As ajudas de custo servem para compensar os trabalhadores de gastos que já tiveram nas suas deslocações extraordinárias ao serviço da empresa, e têm de estar sempre devidamente justificadas com o mapa de apoio.

Por isso as ajudas de custo não são um complemento salarial, nem uma forma criativa de reduzir impostos, como muitas pessoas desconhecedoras da lei fazem crer…

Em caso de dúvida sobre uma deslocação concreta, fale connosco antes de a pagar. Depois de processada, as opções são sempre piores.